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Les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel Au sein de certaines entreprises, les documents du personnel sont encore conservés via des méthodes d'archivage et de classement hétérogènes: stockage dans des armoires à archives sur site ou hors site, documents stockés uniquement sur l'ordinateur du responsable RH, etc… Toutes ces situations empêchent purement et simplement le partage et la recherche documentaire. Un traitement amélioré des flux de documents Les services RH qui font le choix de la dématérialisation permettent aux salariés d' accéder à un espace personnel dédié, et d'en visualiser le contenu. Le téléchargement des pièces administratives devient dès lors possible, et les bulletins de paie ne sont plus égarés ou abîmés. Dématérialisation des dossiers du personnel de la. Cette expérience utilisateur donne également l'opportunité à chaque collaborateur d'être plus autonome et responsable. Une conformité plus grande avec la RGPD L' archivage électronique obéit aux mêmes règles et principes que les archives papier.
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En entreprise, la dématérialisation consiste en un basculement des documents papiers vers un format numérique modifiable directement, et peut aller jusqu'à une politique de « Zéro papier » lorsque la substitution est totale. Il est nécessaire, une fois les documents numérisés, de mettre un place une solution de Gestion Electronique des Documents (aussi appelée GED) afin de pouvoir les stocker et les modifier si besoin. Son but est une efficacité accrue grâce à une gestion électronique des documents, et donc plus légère. Dématérialisation des dossiers du personnel sur. Si cette solution présente de nombreux avantages, il existe encore quelques freins à son application massive. Tour d'horizon des avantages et inconvénients de cette démarche. Les avantages de la dématérialisation Dématérialiser pour gagner de la place L'un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est logistique: une salle d'archives peut contenir l'équivalent d'environ 23. 000 pages par mètres carrés. La performance actuelle des solutions de stockage numérique change la donne.
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Archivages des données En terme de gestion et d'organisation, les documents papiers qui s'accumulent ne facilitent pas toujours le stockage ni la recherche rapide d'information. A l'ère du tout numérique, il serait dommage de ne pas profiter des outils de gestion des documents qui centralisent et stockent ces données en toute sécurité. Dématérialisation du dossier du personnel Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel, en remplacement du format papier, améliore la gestion des ressources humaines des PME.
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L. 3243-4 du Code du travail) même si, en pratique, il est préférable de les conserver au moins 10 ans (Art. 123-22 du Code de Commerce); 3 ans (sauf amnistie) pour les sanctions disciplinaires; 3 ans pour les éléments relatifs à la gestion du temps de temps de travail (Art. 3245-1 du Code du travail). La valeur probante des fichiers numérisés Aux termes du décret n°2016-1673, la reproduction de documents par voie électronique est soumise aux exigences suivantes: Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie. La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles. Dématérialiser le dossier salarié - Adequasys SIRH. L'intégrité de la copie résultant d'un procédé de reproduction par voie électronique est attestée par une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable.
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C'est une loi déjà ancienne qui a ouvert le bal. Celle du 3 août 2009 sur la mobilité des fonctionnaires, qui rendait « possible » la gestion du dossier des agents sur support électronique. Le décret du 15 juin 2011 validera ensuite officiellement ce dossier individuel dématérialisé, dont l'arrêté du 21 décembre 2012 fixera les modalités. Depuis, l'état des lieux de l'avancée de la dématérialisation reste difficile à dresser, mais force est de constater que même de grandes collectivités étaient encore, il y a peu, à la traîne sur ce sujet. Dématérialisation des dossiers du personnel. Pour ses 8 000 agents, la métropole de Lyon (59 communes, 1, 40 million d'hab. ) administre ainsi toujours des dossiers papier. Le centre de gestion (CDG) du Rhône et de la métropole (400 collectivités affiliées, 53 000 agents) vient toutefois d'annoncer la... [80% reste à lire] Article réservé aux abonnés Gazette des Communes VOUS N'êTES PAS ABONNé? Découvrez nos formules et accédez aux articles en illimité Je m'abonne
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