Logiciel Gestion Documentaire Qualité - Qualipro
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Votre méthode de classement et le cycle de vie de vos documents sont liés à vos processus métiers: notre logiciel s'adapte donc aux particularités de votre secteur d'activité et aux conformités inhérentes. Le cycle de validation de vos documents se trouve alors en parfaite synergie avec vos process et facilite grandement la rédaction, la validation, la diffusion et la révision de vos fichiers. Pourquoi un logiciel GED est-il indispensable? Construire et gérer un système documentaire qualité. La dématérialisation des documents et la multiplication des sources et bases de données ont un impact sur la production documentaire. Documents administratifs, fichiers volumineux, enjeux et coûts du stockage de documents, problèmes d'indexation ou encore signatures électroniques sont autant de points de friction majeurs. La lente disparition des documents papier au profit des documents électroniques met donc en lumière le besoin des organisations de se doter d'un système de gestion documentaire à la fois souple, performant et personnalisé. La circulation des documents est l'un des enjeux de la transformation numérique, aussi notre solution GED se veut un référentiel efficace et complet, qui ne nécessite pas d'utiliser ou d'empiler d'autres logiciels de gestion.
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L'usage d'une gestion documentaire informatisée semble donc incontournable pour optimiser ses processus d'affaires. Qu'il soit question de formaliser l'information documentée, sécuriser son accessibilité, bannir les doublons et la multiplication de documents ou encore faciliter les étapes de validation. Allez plus loin: > Le numérique au service de votre certification ISO 9001:2015 avec l'application BlueKanGo
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2 – Ne concevez pas une documentation axée sur un des services de votre entreprise Si la chaîne de valeur n'est pas clairement définie, le risque est de mettre en place un projet de BPM restreint à un service particulier. Ce n'est pas le but de la documentation. Une documentation adéquate représente la chaîne de valeur dans son ensemble c'est à dire la chaîne de valeur montrant le gain et les pertes de valeur à chaque étape du processus et ce jusqu'à la livraison finale au client. 3 – Comprendre les objectifs du processus Un autre facteur clé réside dans la compréhension des objectifs du processus. Gestion documentaire qualité et. La procédure de gestion documentaire doit guider les analystes afin que ces derniers ne dévient jamais des buts et objectifs de l'entreprise, y compris des buts et objectifs définis au niveau stratégique. Rappelez-vous, la chaîne de valeur finalisée doit fournir au client un produit qu'il percevra comme ayant plus de valeur que tous les efforts et toutes les ressources utilisés au cours de la chaîne de production.
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Elle stipule uniquement que certaines informations doivent être présentes (comme la date, le titre, l'auteur, etc…), il est donc primordiale de conserver l'intégralité des informations ou références antérieurement rassemblées dans les cartouches et de manière plus générale sur la page de garde des documents du système documentaire. La liberté en termes de mise en forme de l'information vous permet de la structurer de la manière qui convient le mieux à votre réalité, vous permettant donc de faire apparaître ces références comme bon vous semble. Pour ne pas commettre d'erreurs, un grand nombre d'entreprises décident dans un premier temps de conserver cette page de garde. À mon sens, il peut être intéressant de réaliser des logigrammes ou des schémas pour remplacer toute la partie texte par exemple. 12 points essentiels de la procédure de gestion documentaire. À l'aide de ces logigrammes ou schémas, l'information est plus facile à comprendre et à visualiser, encourageant donc vos collaborateurs à consulter le système documentaire. Bien trop souvent, les remontées d'informations sous forme de texte brut représentent un contenu lourd et peu encourageant à exploiter.
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Documents externes: (normes, réglementations, documents techniques machines, etc. ) Ce module vous permet de maîtriser des documents provenant de sources externes à travers l'identification, la classification, la diffusion, etc. Elaboration de cartographie de processus QUALIPRO vous permet de schématiser votre cartographie des processus, développer des logigrammes décrivant les processus et faire un lien automatique pour chaque processus avec les documents internes et externes, analyse des risques, indicateurs, audits etc.