Syndic Achiviste, Service Juridique
Lors d'un changement de syndic, la loi du 10 juillet 1965 a encadré la passation des archives avec un double délai selon la nature des documents. Bellman | Changement de syndic et passation des archives en 3 points. 1 er délai: L'ancien syndic doit transmettre au nouveau syndic les documents et fonds suivants dans un délai de 1 mois à partir de la cessation de ses fonctions: – Documents justifiant de la situation de la trésorerie – Totalité des fonds immédiatement disponibles – Ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires accompagnés d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire, il doit informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. Une copie du bordereau doit également être remise au conseil syndical. – Ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble (notamment le diagnostic technique global) 2 nd délai: Le délai de 1 mois peut être porté à 3 mois pour les fonds et documents suivants: – Solde des fonds disponibles après apurement des comptes – État des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires En l'absence de transmission dans les délais, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l'ancien syndic de procéder à la transmission des données manquantes.
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Lors d'un changement de syndic, le nouveau représentant légal du syndicat doit pouvoir récupérer l'ensemble des documents relatifs à la copropriété. L'article 18-2 de la Loi du 10 juillet 1965 précise ainsi: « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Archives syndic de copropriété ma. » Le texte ajoute que dans le délai de 2 mois, « l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat ». La transmission des documents et archives du syndicat est formalisée par la remise d'un bordereau récapitulatif permettant à l'ancien syndic d'établir la preuve de cette restitution. (Article 33-1 du décret du 17. 03. 1967) La charge de la preuve de la restitution pèse en effet sur le syndic dont les fonctions ont pris fin.
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110-4]), de responsabilité des constructeurs (10 ans ou 2 ans – article 2270 du Code civil), de paiement de salaires (5 ans – article 2277 du Code civil); – qu'à défaut de texte spécifique, la prescription est trentenaire en matière civile (article 2262 du Code civil); – que les délais légaux pouvant être suspendus ou interrompus, la conservation de documents au-delà de ces délais peut être nécessaire pour tenir compte de la durée variable de ces événements.
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Il est également chargé d'entretenir l'immeuble et d'exécuter les décisions prises par les copropriétaires lors des assemblées générales. Le syndic de propriété est aussi responsable de la tenue des documents. Ainsi, il lui appartient de vous délivrer tous les documents dont vous avez besoin. La conservation des archives de copropriété Lors de l'acquisition d'un lot, le syndic de copropriété remet au propriétaire un document qui définit les droits et les obligations de tous les propriétaires, ainsi que les règles d'organisation en vigueur afin d'harmoniser la vie d'un immeuble. Archives et dossiers technique de la copropriété. Le syndic ce document jusqu'à la revente de votre copropriété. Le syndic est habilité à assurer la conservation des documents de la résidence, ainsi que la gestion courante des documents divers. Que contient les archives de copropriété? L'état descriptif de la division des lots Le règlement de copropriété Les procès-verbaux d'assemblée L'état de répartition des charges Le carnet d'entretien et des travaux de maintenance de l'immeuble Les documents comptables Les contrats d'assurance Le diagnostic technique de l'immeuble Les autres documents: plans de l'immeuble, conventions, contrats du personnel, correspondance… Tous ces documents constituent les archives de la copropriété et toute intervention du syndic dans la gestion de celles-ci doit faire l'objet d'un Pv d'assemblée générale.
C'est ainsi, advenant que le registre de la copropriété contienne des renseignements personnels à propos d'un copropriétaire, d'un locataire ou d'un autre occupant de l'immeuble, ces renseignements ne pourraient pas être transmis aux copropriétaires qui en feraient la demande. BON À SAVOIR! Le conseil d'administration peut mettre en place un Extranet pour la copropriété. Cet Extranet consiste en la mise à disposition de façon dématérialisée, dans un site sécurisé, des documents détenus au registre de la copropriété. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou des administrateurs. À RETENIR: Le registre est constitué de l'ensemble des documents produits ou reçus par le syndicat. Les syndics de copropriété bousculés par d'insolentes start-up. Les modalités de consultation du registre sont propres à chaque copropriété et détaillées dans le règlement de l'immeuble. Cela dit, certains outils technologiques facilitent l'accès du registre en ligne. Ainsi, la charge du conseil d'administration s'en voit allégée, car il n'a plus à mobiliser quiconque pour permettre sa consultation.