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Un système comptable générique ne peut tout simplement pas tout faire automatiquement: la comptabilité d'une agence de voyages est un métier spécifique! Il y a plus de 10 ans, j'ai été mandaté pour informatiser la comptabilité d'une agence de voyages. N'ayant aucune connaissance dans ce domaine, je devais relever ce beau défi de mettre en place un système fiable pour être en mesure de faire un suivi efficace des informations comptables. Nous parlions ici des soldes des factures des clients, des commissions à recevoir des fournisseurs voyages, des taxes à remettre aux gouvernements, des commissions à payer aux agents externes, etc. J'ai pu constater qu'avec un système comptable informatique de type générique qu'on retrouve en vente dans les grandes surfaces, la gymnastique comptable nécessaire pour arriver à obtenir toutes ces informations représente un emploi à temps plein pour un commis comptable d'une petite agence de voyages. Un système comptable générique ne peut tout simplement pas tout faire automatiquement puisqu'il n'a pas été conçu en tenant compte des spécificités du secteur du voyage.
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Le fonctionnement d'une agence de voyage consiste donc à devenir intermédiaire entre le vendeur du voyage et le client final. Vous devrez d'un côté vous faire connaître auprès de votre cible de clientèle et de l'autre cherchez les offres de voyages susceptibles de les intéresser, soit vous faire connaître des voyagistes et tours- opérateurs. Peut-on ouvrir une agence de voyage sans diplôme? L'activité d'agent de voyage est régie par le Code de tourisme. Bonne nouvelle! Depuis le 1er janvier 2016, il n'est plus obligatoire de disposer d'un diplôme ou d'une expérience professionnelle dans le secteur pour créer une agence de voyage. (L'obligation de détenir un diplôme ou une qualification était auparavant mentionnée dans l'article L211-1 du Code de tourisme) Création d'une agence de voyage: attention à la garantie financière tourisme Pour ouvrir une agence de voyage, vous devez disposer d'une garantie financière suffisante pour pouvoir rembourser les fonds reçus de vos clients. Cette démarche permet de s'assurer du rapatriement des voyageurs en cas de dépôt de bilan.
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5) Le mécanisme de la TVA sur la marge La base imposable à la TVA sur la marge est calculée ainsi: Montant total des recettes – Somme des dépenses liées aux opérations de voyages. Le montant de cette différence étant Toutes taxes comprises, il faut ensuite en ressortir la valeur Hors TVA et le montant de TVA correspondant. Une agence de voyages est taxée sur la marge. Elle ne peut donc pas déduire la TVA sur ses factures fournisseurs pour l'exécution d'une offre de voyage. En revanche, sur tous les autres frais généraux qui ne rentrent pas dans le coût de revient d'un voyage, vous avez le droit de déduire la TVA dans les conditions de droit commun. Par exemple, les factures d'électricité, le loyer, les honoraires comptables, etc… A noter: Si vous effectuez des prestations de services qui ne relèvent pas de la définition d'une agence de voyages, par exemple la vente de guides ou de spectacles, le régime particulier de la TVA sur marge ne sera pas applicable. Votre comptabilité devra alors être organisée par secteurs d'activité distincts.
On appelle cette garantie la « garantie financière tourisme ». Elle est à souscrire: auprès d'un organisme de garantie collective ou d'un établissement de crédit ou d'une société de financement ou d'un groupement d'associations ou d'organismes à but non lucratif qui sont autorisés par le ministre du tourisme à réaliser ce type de prestation ou d'une compagnie d'assurance dont l'activité est habilitée à gérer ce type de prestation (et dont le siège social est situé dans l'un des États membres de l'Union européenne) Le montant de la garantie financière tourisme est fonction de votre chiffre d'affaires. Il est déterminé par l'assureur. Cette somme à apporter est donc susceptible de varier selon le niveau de votre activité. En effet, depuis le 1er octobre 2015, la garantie tourisme est déplafonnée et illimitée. Elle doit pouvoir couvrir l'intégralité des frais de rapatriement éventuels des voyageurs en cours de séjour ou ayant réservé leurs billets chez vous en cas de défaillance de l'entreprise.